Como configurar Automações e Preferências no K-Flow

Como configurar Automações e Preferências no K-Flow

As Automações e Preferências permitem definir regras que influenciam o comportamento dos atendimentos no K-Flow, como mensagens automáticas, transferências, distribuição de clientes e visualização de tickets.

Para quem é indicado

Este tutorial é indicado para:

• Administradores;

• Gestores de atendimento;

• Responsáveis pela implantação do K-Flow;

• Usuários responsáveis pelas regras de atendimento da empresa.

Pré-requisitos

Antes de iniciar, verifique se:

• Você possui acesso ao K-Flow;

• Está conectado à empresa correta;

• Possui permissão administrativa;

• As regras de atendimento da empresa já foram definidas.

Acesse Automações e Preferências

No menu lateral do K-Flow, acesse:

Menu → Gerenciamento → Configurações

Nessa seção, são definidas algumas das regras automáticas utilizadas durante os atendimentos.

1. Configure a Mensagem de Saudação

A opção Mensagem de Saudação permite que o sistema envie uma mensagem quando um atendente assume um ticket.

Para configurar:

1. Localize a opção Mensagem de Saudação;

2. Ative ou desative a opção conforme a necessidade da empresa;

3. Após realizar a alteração, clique em Salvar Automações.

💡 A mensagem de saudação ajuda a informar ao cliente que o atendimento foi assumido por um atendente.

2. Configure o Aviso de Transferência

A opção Aviso de Transferência permite notificar o cliente quando ocorre uma troca de fila ou atendente.

Para configurar:

1. Localize a opção Aviso de Transferência;

2. Ative ou desative a opção conforme a necessidade da empresa;

3. Clique em Salvar Automações.

📌 Essa configuração mantém o cliente informado quando o atendimento é encaminhado para outro responsável.

3. Configure a Transferência sem Conexão

A opção Transferência sem Conexão permite transferir um ticket para um atendente que não possui acesso àquela conexão.

Para configurar:

1. Localize a opção Transferência sem Conexão;

2. Ative ou desative a opção conforme a operação da empresa;

3. Clique em Salvar Automações.

⚠️ Antes de habilitar essa opção, confirme se esse comportamento corresponde às regras de atendimento da empresa.

4. Configure a Carteira de Clientes

A opção Carteira de Clientes busca manter o cliente vinculado ao mesmo atendente sempre que possível.

Essa funcionalidade pode ser utilizada em operações que exigem continuidade no relacionamento com o cliente, como:

• Vendas;

• Consultorias;

• Corretores;

• Carteiras comerciais;

• Atendimentos personalizados.

Para configurar:

1. Localize a opção Carteira de Clientes;

2. Ative ou desative a opção conforme a necessidade da empresa;

3. Clique em Salvar Automações.

💡 Utilize essa opção quando for importante que o cliente continue sendo atendido pelo mesmo responsável.

5. Configure a Visibilidade Expandida

A opção Visibilidade Expandida permite que o atendente visualize todos os tickets da fila.

Para configurar:

1. Localize a opção Visibilidade Expandida;

2. Ative ou desative a opção conforme a organização da equipe;

3. Clique em Salvar Automações.

⚠️ Essa configuração deve ser definida de acordo com a organização e a política interna da empresa.

6. Salve as alterações

Após concluir as configurações:

1. Revise as opções ativadas;

2. Clique em Salvar Automações;

3. Aguarde a confirmação do sistema;

4. Atualize a página;

5. Verifique se as configurações permaneceram salvas.

⚠️ As alterações somente serão registradas após clicar em Salvar Automações.

Erros comuns

A configuração foi alterada, mas não foi salva

Após modificar qualquer opção, é necessário clicar em Salvar Automações.

A configuração não corresponde à operação da empresa

Antes de habilitar uma automação, verifique como o atendimento deve funcionar e quais usuários serão afetados.

O atendente está visualizando tickets indevidos

Verifique:

• A configuração de Visibilidade Expandida;

• A fila do atendimento;

• As permissões do usuário.

A transferência apresentou um comportamento inesperado

Confira:

• Usuário de destino;

• Fila;

• Conexão;

• Permissões;

• Configuração de transferência.

Boas práticas

• Defina as regras de atendimento antes de ativar as automações;

• Configure as opções de acordo com o fluxo real da empresa;

• Evite alterar várias configurações sem realizar testes;

• Após salvar, valide o funcionamento utilizando um ticket de teste;

• Confira o comportamento apresentado para o atendente e para o cliente;

• Evite alterações durante horários de alto volume de atendimento;

• Oriente os administradores sobre o impacto de cada opção;

• Documente as configurações definidas durante a implantação.

Quando acionar o suporte

Entre em contato com o suporte se:

• Uma automação não funcionar conforme configurada;

• Uma configuração não permanecer salva;

• O cliente receber mensagens indevidas;

• Uma transferência não puder ser concluída;

• Um atendente visualizar tickets que não deveria;

• O sistema apresentar algum erro técnico.

Informações necessárias

Ao entrar em contato, informe:

• Nome da empresa;

• Ticket utilizado no teste, quando aplicável;

• Fila envolvida;

• Nome do atendente;

• Conexão utilizada;

• Configuração ativada;

• Resultado esperado;

• Resultado apresentado;

• Print ou vídeo do comportamento.

Canais de atendimento

WhatsApp: (65) 9 9202-6267 / (11) 9 1923-1221
E-mail: meajuda@kasterwb.com.br
Horário de atendimento: segunda a sexta-feira, das 8h às 12h e das 14h às 18h; sábado, das 8h às 12h.

Dica final

As Automações e Preferências influenciam diretamente a experiência do cliente e do atendente.

Configurar essas opções de acordo com a operação da empresa ajuda a evitar mensagens indevidas, transferências incorretas e problemas na visualização dos tickets.