Como gerenciar Conexões no K-Flow

Como gerenciar Conexões no K-Flow

A área de Conexões permite criar, configurar e acompanhar os canais utilizados para os atendimentos da empresa no K-Flow.

As conexões podem utilizar números vinculados à Meta Cloud API ou ao WhatsApp Web por QR Code.

Para quem é indicado

Este tutorial é indicado para:

• Administradores do K-Flow;

• Gestores;

• Responsáveis pela implantação;

• Usuários responsáveis pelos canais de atendimento.

Pré-requisitos

Antes de iniciar, verifique se:

• Você possui acesso ao K-Flow;

• Está conectado à empresa correta;

• Seu usuário possui permissão para gerenciar conexões;

• O número ou canal que será utilizado já foi definido;

• A fila padrão da conexão já foi criada;

• O tipo de conexão adequado à operação já foi definido.

Acesse a área de Conexões

No menu lateral do K-Flow, acesse:

Gerenciamento → Conexões

Nessa tela, são exibidas as instâncias cadastradas no ambiente da empresa.

Conheça as informações da conexão

Cada conexão é apresentada em um card com suas principais informações e ações disponíveis.

Nome da conexão

Identifica a instância cadastrada no K-Flow.

Exemplos:

• Atendimento;

• Suporte;

• Vendas;

• Financeiro.

Número vinculado

Apresenta o número associado à conexão.

Quando o vínculo ainda não foi concluído, poderá ser exibida a informação Sem número.

Status

Informa a situação atual da conexão:

• Conectado;

• Desconectado.

Tipo de conexão

Identifica a tecnologia utilizada:

• Meta Cloud API;

• WhatsApp Web.

Ações disponíveis

Dependendo do tipo e do status da conexão, podem ser apresentados os seguintes botões:

• Editar;

• Conectar;

• Reconectar Meta;

• Desconectar.

Pesquise uma conexão

Utilize o campo Pesquisar conexão... para localizar uma instância pelo nome.

Para pesquisar:

1. Clique no campo de pesquisa;

2. Digite o nome da conexão;

3. Verifique os resultados apresentados.

Filtre as conexões por status

Utilize o filtro Todos os Status para visualizar:

• Todas as conexões;

• Conexões conectadas;

• Conexões desconectadas.

Como criar uma conexão

1. Inicie o cadastro

Na tela Conexões, clique em + Criar, localizado no canto superior direito.

Será apresentada a janela Criar Nova Conexão.

2. Escolha o tipo de conexão

Selecione uma das opções disponíveis:

Meta Cloud API (Oficial)

Utiliza o cadastro incorporado oficial da Meta com suporte à coexistência.

WhatsApp Web (QR Code)

Realiza a conexão por meio da leitura do QR Code do WhatsApp.

⚠️ Confirme o tipo de conexão adequado antes de continuar. Essa escolha influencia o processo de configuração e conexão do número.

3. Informe o nome da conexão

No campo Nome da Conexão, digite um nome que identifique claramente a finalidade da instância.

Exemplos:

• Atendimento;

• Suporte;

• Vendas;

• Financeiro.

Esse campo é obrigatório.

4. Configure a leitura das mensagens

No campo Ler mensagens, defina quando as mensagens deverão ser marcadas como lidas.

As opções disponíveis são:

• Não ler: as mensagens não serão marcadas automaticamente como lidas;

• Ler ao visualizar: as mensagens serão marcadas como lidas quando o atendente visualizar o atendimento;

• Ler ao responder: as mensagens serão marcadas como lidas quando o atendente enviar uma resposta.

5. Defina a fila padrão

No campo Fila Padrão, selecione para qual fila os novos atendimentos dessa conexão serão direcionados inicialmente.

Exemplos:

• Atendimento;

• Suporte;

• Vendas;

• Financeiro.

A definição da fila padrão é obrigatória.

6. Crie a conexão

Antes de concluir:

1. Confira o tipo da conexão;

2. Revise o nome informado;

3. Confira a configuração de leitura;

4. Verifique a fila padrão;

5. Clique em Criar Conexão.

Como conectar uma instância

Quando uma conexão do tipo WhatsApp Web estiver cadastrada, mas ainda não estiver ativa, será apresentado o botão Conectar.

Para conectar:

1. Localize a conexão desejada;

2. Confirme se o status está como Desconectado;

3. Clique em Conectar;

4. Siga as orientações apresentadas pelo sistema;

5. Faça a leitura do QR Code pelo WhatsApp do aparelho;

6. Aguarde até que o status seja atualizado para Conectado.

📌 Antes de ler o QR Code, confirme se o WhatsApp aberto no aparelho corresponde ao número correto.

Como reconectar uma instância da Meta

Nas conexões da Meta Cloud API que estiverem desconectadas, poderá ser apresentado o botão Reconectar Meta.

Para reconectar:

1. Localize a conexão;

2. Confirme se o tipo é Meta Cloud API;

3. Verifique se o status está como Desconectado;

4. Clique em Reconectar Meta;

5. Siga as etapas apresentadas;

6. Aguarde a conclusão do processo.

Como desconectar uma instância

O botão Desconectar interrompe a conexão ativa da instância.

Para desconectar:

1. Localize a conexão desejada;

2. Confirme se o status está como Conectado;

3. Clique em Desconectar;

4. Confirme a ação, caso seja solicitado;

5. Verifique se o status foi alterado para Desconectado.

⚠️ Antes de desconectar uma instância, verifique se existem atendimentos ativos que dependem daquela conexão.

Como editar uma conexão

Para alterar uma conexão já cadastrada:

1. Localize a conexão desejada;

2. Clique em Editar;

3. Revise as configurações apresentadas;

4. Faça as alterações necessárias;

5. Clique em Salvar Alterações.

Na edição, podem ser apresentadas as configurações descritas a seguir.

Nome da Conexão

Define o nome utilizado para identificar a conexão dentro do K-Flow.

Nome da Instância (API)

Apresenta a identificação técnica da instância utilizada pela integração.

⚠️ Evite alterar essa informação sem orientação técnica.

Token da Instância

É a credencial utilizada para autenticar a conexão.

⚠️ O token é uma informação sensível. Não compartilhe, publique ou inclua essa informação em prints enviados a terceiros.

Rejeitar chamada

Permite rejeitar chamadas recebidas pelo número conectado.

Ignorar grupos

Impede que mensagens enviadas em grupos entrem no fluxo de atendimento.

Sempre online

Mantém a presença da conexão ativa conforme o funcionamento da integração.

Ler status

Permite o tratamento das informações relacionadas aos status do WhatsApp.

Sincronizar histórico

Permite sincronizar o histórico de mensagens da conexão.

Transcrever áudios

Permite converter mensagens de voz recebidas em texto.

Tipos de uso

Define para quais funcionalidades a conexão poderá ser utilizada:

• Campanha;

• Atendimento.

A conexão pode ser configurada para uma ou mais finalidades conforme a necessidade da empresa.

Aceitar áudio

Define se a conexão poderá receber ou processar mensagens de áudio.

Ler mensagens

Define quando as mensagens recebidas deverão ser marcadas como lidas.

Fila padrão

Define a fila para a qual os novos atendimentos serão direcionados inicialmente.

Configure os números ignorados

O campo Números ignorados permite cadastrar números que não deverão entrar no fluxo da conexão.

Informe os números:

• Com o DDI;

• Sem espaços ou caracteres especiais;

• Separados por vírgulas.

Exemplo:

5511912345678, 5511998765432

Para números do Brasil, utilize o DDI 55.

Essa configuração pode ser utilizada para ignorar números internos, números de teste ou outros contatos definidos pela empresa.

Configure a sugestão de negociação

A opção Sugerir abrir negociação ao aceitar ticket? define se o K-Flow deverá sugerir a criação de uma negociação quando o atendente assumir um ticket.

Exemplo de funcionamento:

Cliente entra em contato → atendente aceita o ticket → K-Flow sugere a abertura de uma negociação.

Esse recurso pode ser útil para equipes comerciais que integram os atendimentos ao processo de vendas.

Configure as mensagens da conexão

Mensagem de saudação

A opção Enviar mensagem de saudação da conexão? define se a mensagem de saudação configurada para aquela conexão será enviada automaticamente.

Mensagem de fechamento

A opção Enviar mensagem de fechamento da conexão? define se o sistema enviará uma mensagem automática quando o atendimento for encerrado.

Essa mensagem pode ser utilizada para:

• Informar que o atendimento foi finalizado;

• Agradecer pelo contato;

• Orientar o cliente sobre um novo contato, quando necessário.

Configure a inatividade

O campo Inatividade permite definir, em minutos, o tempo máximo que o contato poderá permanecer sem interação.

Exemplo:

30

Nesse caso, a regra será considerada após 30 minutos sem interação.

Para não definir um limite de inatividade, deixe o campo em branco.

Mensagem de inatividade

No campo Mensagem de inatividade, configure a mensagem que será utilizada quando a regra for aplicada.

Você pode utilizar as seguintes variáveis:

• {{ms}}: saudação automática baseada no horário;

• {{name}}: nome ou apelido do contato;

• {{user}}: nome do atendente responsável.

Exemplo:

{{ms}} {{name}}, percebemos que não tivemos retorno. Caso ainda precise de ajuda, estamos à disposição.

Salve as alterações

Após revisar as configurações:

1. Confira os dados da conexão;

2. Revise os recursos ativados;

3. Confira os tipos de uso;

4. Verifique a fila padrão;

5. Revise os números ignorados;

6. Confira as mensagens de saudação e fechamento;

7. Revise o tempo e a mensagem de inatividade;

8. Clique em Salvar Alterações;

9. Atualize a página e confirme se os dados permaneceram salvos.

Erros comuns

A conexão foi criada sem uma fila padrão

A Fila Padrão organiza para onde os novos atendimentos serão encaminhados. Confira se uma fila válida foi selecionada.

O tipo de conexão está incorreto

Antes de criar, confirme se a empresa utilizará:

• Meta Cloud API (Oficial);

• WhatsApp Web (QR Code).

A conexão possui um nome pouco claro

Evite nomes genéricos. Utilize uma identificação que represente a finalidade do número.

A conexão foi cadastrada, mas não está conectada

Após criar a instância, verifique se o processo de conexão foi concluído e se o status aparece como Conectado.

A conexão aparece como “Sem número”

Verifique se o processo de conexão e vinculação do número foi concluído corretamente.

Não foi possível concluir a leitura do QR Code

Confira se:

• O número correto está aberto no aparelho;

• O aparelho possui acesso à internet;

• O QR Code ainda está válido;

• O processo foi concluído dentro do tempo disponível.

A reconexão com a Meta não funcionou

Confirme se a conexão correta foi selecionada e siga novamente o processo de autenticação apresentado pelo sistema.

Uma instância em uso foi desconectada

Antes de desconectar, confirme se não existem atendimentos ativos vinculados à conexão.

Boas práticas

• Utilize nomes claros e padronizados;

• Separe as conexões por finalidade, quando necessário;

• Defina corretamente a fila padrão;

• Confirme o tipo de conexão antes de criar a instância;

• Verifique se o número vinculado está correto;

• Valide o status depois da criação ou reconexão;

• Evite desconectar conexões em uso sem alinhamento prévio;

• Não compartilhe o token da instância;

• Mantenha somente as conexões utilizadas pela empresa;

• Revise periodicamente o status das instâncias;

• Oriente a equipe sobre a finalidade de cada conexão;

• Realize um atendimento de teste após alterar as configurações.

Quando acionar o suporte

Entre em contato com o suporte se:

• Não for possível criar uma conexão;

• A conexão não puder ser conectada;

• A leitura do QR Code não for concluída;

• A reconexão com a Meta não funcionar;

• A instância permanecer desconectada;

• A conexão aparecer sem número após a configuração;

• Não for possível editar ou salvar uma conexão;

• O sistema apresentar algum erro técnico;

• Existirem dúvidas sobre qual tipo de conexão utilizar.

Informações necessárias

Ao entrar em contato, informe:

• Nome da empresa;

• Nome da conexão;

• Tipo da conexão;

• Fila padrão configurada;

• Status apresentado;

• Tela em que ocorreu o problema;

• Ação que estava tentando realizar;

• Comportamento esperado;

• Comportamento apresentado;

• Print ou mensagem de erro.

Canais de atendimento

WhatsApp: (65) 9 9202-6267 / (11) 9 1923-1221
E-mail: meajuda@kasterwb.com.br
Horário de atendimento: segunda a sexta-feira, das 8h às 12h e das 14h às 18h; sábado, das 8h às 12h.

Dica final

Depois de criar ou editar uma conexão, realize um atendimento de teste para confirmar se o número, a fila padrão, as mensagens e as demais configurações estão funcionando conforme a operação da empresa.