Como fazer um venda condicional

Objetivo

Orientar o cliente sobre o uso do recurso de Venda Condicional, desde o cadastro e envio dos produtos ao cliente até o retorno das mercadorias e a geração do Pedido de Venda.

O que é uma venda em condicional?

É quando produtos saem da loja e ficam com o cliente para ele experimentar, conferir ou decidir a compra, sem que isso seja ainda efetivamente uma venda.

Para que serve

A Venda Condicional permite que produtos sejam enviados ao cliente para experimentar, avaliar ou analisar, sem que a venda seja realizada naquele momento.

Após avaliar os produtos, o cliente pode:

• Devolver os produtos

• Ficar com todos os produtos

• Ficar apenas com parte dos produtos

A condicional permite acompanhar os produtos que estão com o cliente e registrar o que foi devolvido ou convertido em venda.

Venda Condicional

Cadastrar a condicional

Para cadastrar uma nova condicional, acesse:

Vendas → Movimentos → Condicional

Na tela de Condicionais, clique em “Adicionar”.

Preencha os dados solicitados.

Nos Cards Geral e Informações do Vendedor

• Data da Condicional: Informe a data em que a condicional foi realizada. O sistema sugere a data atual, mas ela pode ser alterada

• Prazo de retorno : Informe a data prevista para o retorno da condicional. Essa data é utilizada para acompanhar possíveis atrasos

• Vendedor: Selecione o vendedor responsável pela condicional

Card cliente

• Cliente: Selecione o cliente para quem os produtos serão enviados

• Endereço de entrega: Selecione o endereço de entrega. O endereço informado será utilizado na impressão da condicional e no Pedido de Venda gerado posteriormente

Card pagamento

Informe a Forma de pagamento e a Condição de pagamento.

Essas informações servem apenas como referência para os valores da condicional. Neste momento, não é gerada cobrança.

As condições de pagamento poderão ser alteradas posteriormente, caso a condicional seja convertida em venda.

No card Produtos

Para adicionar um produto,  clique em “Selecione o Produtos”.

Preencha:

• SKU: selecione o produto

• Quantidade: informe a quantidade que será enviada ao cliente

Após preencher os dados, utilize uma das opções:

• Adicionar: adiciona o produto ao pedido e finaliza a inclusão

• Adicionar e Novo: adiciona o produto e permite incluir outro

• Cancelar: cancela a inclusão do produto atual. Os produtos adicionados anteriormente ficam salvos no pedido

Card cobrança

A seção Cobranças exibe uma previsão de parcelamento que será utilizada quando o Pedido de Venda for gerado.

Nesta etapa não é gerado financeiro.

As condições de pagamento também podem ser alteradas no momento da conclusão da venda.

Dados Adicionais

É possível incluir informações complementares no pedido 

• Observações: Informações que serão exibidas na impressão da condicional

• Observações internas: Informações internas que não serão exibidas na impressão

Clique em Salvar.

Nesse momento, a condicional ficará com o status Rascunho, permitindo alterações antes do envio dos produtos ao cliente.

Envio para cliente

Quando os produtos forem efetivamente enviados ao cliente, é necessário alterar o status da condicional.

Acesse:

Ações → Alterar status

Na tela Alterar Status: 

• Status: selecione “Em poder de terceiro”

• Comentário: informe um comentário

• Clique em “Salvar”

Ao realizar o envio, os produtos passam de Estoque disponível para Estoque reservado.

Documento de envio

Após alterar o status para Em poder do cliente, é possível imprimir a condicional.

No documento consta:

• Dados da loja

• Dados do cliente

• Produtos enviados e suas respectivas quantidades

Também é possível imprimir posteriormente acessando:

Ações → Imprimir

Acompanhar produtos reservados

Os produtos enviados e reservados podem ser consultados em:

Estoque → Movimentos → Controle de Estoque

Informe o código do produto e acesse a aba Reservado.

Nessa tela, é possível consultar o histórico das movimentações do produto enviados para o cliente.

Resultado da avaliação

Após o cliente avaliar os produtos, podem ocorrer três situações:

• Venda Integral: O cliente decide ficar com todos os produtos

• Venda Parcial: O cliente decide ficar apenas com parte dos produtos

• Cancelamento da Venda: O cliente devolve todos os produtos

Retorno de Mercadoria

O retorno deve ser registrado quando o cliente devolver parte ou todos os produtos.

Acesse:

Ações → Registrar retorno

Na tela de retorno, informe:

• Quantidade lida: a quantidade devolvida pelo cliente

• GTIN/EAN ou SKU do produto: o código do produto devolvido

Após informar o código, pressione a tecla Enter.

O sistema preencherá automaticamente os campos Progresso por item e Leitura acumuladas.

Progresso por item

Nesta sessão são exibidos os campos:

• Lido: quantidade devolvida pelo cliente

• Situação:

  • Pendente: nenhum produto foi devolvido

  • Parcial: parte dos produtos foi devolvida

  • Completo: todos os produtos foram devolvidos

Leitura acumuladas

Nesta sessão são exibidos todos os produtos lidos como devolvidos e suas respectivas quantidades.

Caso alguma leitura esteja incorreta, é possível excluí-la pelo ícone de lixeira e realizar uma nova leitura.

Se necessário, adicione um comentário e clique em “Confirmar retorno”.

Os produtos devolvidos pelo cliente retornam para o estoque disponível da loja.

• Se o cliente devolver todos os produtos: a condicional é cancelada automaticamente

• Se o cliente devolver apenas parte dos produtos: a condicional permanece Em poder do cliente, com o saldo dos produtos que ainda estão com ele

Exemplo: foram enviados 10 produtos e o cliente devolveu 4. Os 4 produtos retornam para o estoque disponível e os 6 restantes continuam reservados, permanecendo na condicional como pendentes.

Gerar o pedido de venda

Depois que o cliente decidir quais produtos irá comprar, gere o Pedido de Venda.

Ações → Gerar pedido

Confirme a operação e, se necessário, informe um comentário.

Clique em “Gerar pedido”.

Nesse momento:

• Os produtos pendentes da condicional são convertidos em Pedido de Venda

• O estoque reservado dos produtos é baixado

• O Pedido de Venda é criado em aberto

Depois disso, o pedido segue o fluxo normal de vendas, incluindo finalização, recebimento no monitor de caixa e financeiro.

Acompanhar uma Venda Condicional

Visualizar

Para consultar os detalhes da condicional, acesse:

Ações → Visualizar

No card Itens, é possível acompanhar:

• Enviado: quantidade enviada para o cliente

• Retornado: quantidade devolvida pelo cliente

• Convertido: quantidade usada para gerar pedido de venda

• Pendente: quantidade que ainda está em posse do cliente

No card Resumo, é possível acompanhar:

• Valor combinado: valor acordado inicialmente para o produtos enviados

• Retornado: valor correspondente aos produtos devolvidos

• Convertidos em pedidos: valor correspondente aos produtos que foram transformados em pedido de venda

• Pendentes com cliente: valor correspondente aos produtos que estão em posse do cliente

Histórico

Para consultar o histórico da condicional, acesse:

Ações → Ver histórico

O histórico exibirá os eventos realizados na condicional, como:

• Criação e edição

• Envio

• Retornos

• Pedidos gerados

• Encerramento

• Cancelamentos

Também é possível consultar os itens e as quantidades envolvidos em cada evento clicando no ícone de olho.

Cancelar condicional antes do envio

Se o cliente desistir antes que os produtos sejam enviados, a condicional poderá ser cancelada enquanto estiver com o status Rascunho.

Acesse:

Ações → Alterar status

• Status: selecione “Cancelada”

• Comentário: informe um comentário

• Clique em “Salvar”

Se a condicional estiver com status Em poder do cliente, o cancelamento deve ser realizado por meio do processo de Registrar retorno, devolvendo os produtos que estão com o cliente.

Cancelar um pedido de venda gerado pela condicional

Para cancelar um Pedido de Venda gerado a partir de uma condicional, acesse:

Vendas → Movimentos → Pedidos de Vendas → Ações → Alterar Status

Selecione o status Cancelado.

O sistema exibirá a pergunta:

“A mercadoria voltou para a loja?”

• Sim, voltou para a loja: o cliente devolveu os produtos.

  • Nesse caso, o estoque dos produtos é restaurado e tanto o Pedido de Venda quanto a condicional são cancelados

• Não, continua com o cliente: O pedido é cancelado, mas os produtos continuam com o cliente.

  • Nesse caso, a condicional permanece com o status Em poder do cliente e os produtos retornam para Estoque reservado

  • Caso seja necessário gerar um novo pedido posteriormente, será criado um novo Pedido de Venda com outra numeração

Boas práticas

Para facilitar o controle das condicionais:

• Combine sempre uma data de retorno com o cliente

• Registre observações claras no envio, retorno e geração do pedido

• Confira o saldo pendente antes de encerrar a condicional

• Use a conferência por leitura para reduzir erros de quantidade

• Em vendas parciais, registre primeiro a devolução dos produtos que o cliente não irá comprar

Glossário simples

• Condicional: documento que registra produtos que estão com o cliente antes da venda

• Envio: registro de que os produtos saíram da loja e foram enviados ao cliente

• Retorno: registro da devolução dos produtos pelo cliente

• Geração de pedido: processo que transforma os produtos pendentes da condicional em um Pedido de Venda

• Pendente: quantidade que ainda está com o cliente e não foi devolvida nem convertida em venda

• Histórico: registro dos eventos realizados na condicional, como criação, envio, retorno, venda e cancelamento